הפקה של כנס מושלם הפכה למקצוע של ממש בשנים האחרונות ויותר ויותר מארגני אירועים מתמחים בסוג כזה של אירוע. יחד עם זאת, אם אתם צריכים לבצע השקה של מוצר, לארגן פגישה בין קולגות מכל העולם או בקיצור ליצור כנס מקצועי מושלם ואין לכם זמן לעבור הכשרה ארוכה – כדאי לכם לקרוא את הכתבה הבאה.
צרו אווירה ייחודית שמתחילה מהשנייה הראשונה
בכדי שכל המוזמנים ירגישו שהם הגיעו לכנס איכותי כבר מהשנייה הראשונה, חשוב לדייק את קבלת הפנים ברמה הוויזואלית וברמה הווקאלית. תחשבו על מוסיקה מתאימה בדציבלים הנכונים אשר יעבירו את המסר, חשבו על שילוט הכוונה כבר מאזור החנייה ואל תשכחו את האלמנט האנושי. לעיתים ברכה וכוס קפה שיגיעו מאחד הדיילים במקום יעשו את כל ההבדל בין כנס רגיל לכנס ברמה.
בחרו את הדוברים הטובים ביותר בפתיחה
בכדי שכל המוזמנים יגיעו לתחילת הכנס ולא יזרמו בטפטופים במהלכו, כדאי לשבץ את הדוברים הטובים ביותר כבר בתחילת הכנס. במידה ויש לכם אורחים מחוץ לארץ אשר מגיעים לנאום או אוטוריטה מקצועית ישראלית מהשורה הראשונה, הרי שכדאי להתחיל איתם. יתרה מכך, נסו להבליט זאת גם בהזמנה: בין אם היא נשלחת באופן אלקטרוני, נמסרת באופן ידני או מעוברת בעזרת מסרון.
השתמשו בתאורה שונה בכל אזור (וזמן) בכנס שלכם
אין ספק שבחירה של תאורה נכונה (ושונה) לכל אזור בכנס היא אחד המפתחות ליצירת תחושה אינטימית או פורמלית. בדקו איזו תאורה מתאימה לדוברים (ברוב המקרים ספוטים נקודתיים יעשו את העבודה), מהי התאורה שתרצו לשים על השולחנות ואיזה תאורה תהיה בכל שעה. כדאי לזכור שעניין התאורה הוא דינמי ומשתנה בין שעות היום במידה והכנס שלכם מתרחש בחוץ – תחת כיפת השמיים.
דאגו לזמן מינגלינג בין הדוברים או האטרקציות
למרות שאתם רוצים לנצל כל דקה מהכנס בכדי לבדר, להעביר מסר או להעניק תוכן – זה קריטי להשאיר זמן פנוי לטובת מינגלינג ולהדגיש את העניין. נסו ממש לקבוע שעה לטובת העניין ודאגו לכל מה שמסביב בכדי שהעניין יצליח: החלשת עוצמת המוזיקה, השארת הבמה ריקה, הענקת קפה באזור מוגדר וכדומה. אחרי הכל, צריך לזכור שכל כנס משלב בין אספקטים חברתיים ולאספקטים מקצועיים ולעיתים השילוב ביניהם הוא שעושה את ההבדל.
אל תשכחו להעניק מתנה בסוף הכנס
בשנים האחרונות בכל כנס נהוג להעניק צ'ופר כלשהו אשר יאפשר לבאי הכנס להמשך וליהנות ממנו גם לאחר שהוא הסתיים. בשוק הישראלי יש מגוון מתנות לכנסים ולכן כדאי לדעת לבחור נכון מבין שלל האפשרויות הקיימות לפניכם. איך עושים זאת? פשוט מעניקים משהו שמשלב בין פונקציונליות לבין מה שהברנד שלכם מייצג. אם המותג שלך מייצג יצירתיות, הרי שכל דבר מעט איכותי ועד לטאבלט שאפשר לרשום עליו יעשו את העבודה.
